Rimborsi e Trasferte : le novità 2025

Entrano in vigore IMPORTANTI MODIFICHE NORMATIVE a partire dal 1° gennaio 2025, riguardanti le spese di trasferta aziendali e la loro tracciabilità.

E’ stato introdotto dal 2025 , l’ OBBLIGO DI TRACCIABILITÀ delle SPESE e dei RIMBORSI ; vediamo precisamente quali sono le novità e cosa occorre sapere:

• Tutte le spese di trasferta effettuate dai dipendenti, collaboratori, soci ed anche dagli amministratori di Società , dovranno essere tracciate attraverso strumenti di pagamento idonei .

COSA ACCADE in caso contrario?

• 1. Le spese non saranno deducibili per l’azienda.

• 2. ⁠I rimborsi ai lavoratori non potranno essere considerati esenti da imposizione  fiscale e contributiva, e pertanto SARANNO ASSOGGETTATI A TASSAZIONE ORDINARIA FISCALE e PREVIDENZIALE;

Tra gli STRUMENTI DI PAGAMENTO TRACCIABILI, al fine di consentire la  deducibilità e l’esenzione fiscale, le spese di trasferta dovranno essere sostenute tramite:

• Carte di credito, debito o prepagate (es. Bancomat);

• Assegni bancari, postali o circolari;

• App di pagamento via smartphone;

• Altri sistemi tracciabili (es. Telepass)

Per facilitare il rispetto della normativa , le aziende potranno dare ai propri lavoratori carte prepagate aziendali ; oppure , potranno indicare IN MANIERA CHIARA ,  che eventuali anticipi di spesa, potranno essere rimborsati , solo dietro presentazione di documentazione comprovante l’utilizzo di metodi tracciabili.

La normativa riguarda sia i LAVORATORI DIPENDENTI sia i COLLABORATORI (co.co.co)

Le spese, potranno quindi essere deducibili per l’azienda e non imponibili per il lavoratore solo se tracciate; in tali spese rientrano le seguenti categorie:

• Vitto e alloggio;

• Rimborsi analitici per spese di trasporto.

In mancanza di tracciabilità, le spese:

• Non saranno deducibili per l’azienda;

• Saranno assoggettate a contributi e tasse per il lavoratore.

Anche per soci e amministratori valgono le medesime disposizioni dei lavoratori dipendenti.